BAD AACHEN 09-2021

28 | B AD A ACHEN 09/21 ZUALLERERST: • Wie setzt sich die Gesellschaft zusammen? Grundlage für die Teilnahme ist die gültige Coronaschutzverordnung (s. auch S. 34). • Die Location sollte gewährleisten, dass Abstände eingehalten werden können. • Bei der Budgetplanung berücksichtigen, dass Kosten für Hygienemaßnahmen anfallen. Auch wenn es nicht für jede Veranstaltung erforderlich ist, empfiehlt es sich doch, ein Hygienekonzept zu erstellen. Eventuell bietet dies aber auch der Location- oder Cateringpartner an. • Um auf Nummer sicher zu gehen, am besten die Corona-Info von Stadt und StädteRegion Aachen frühzeitig kontaktieren: Tel.: 0241/510051 ·www.städteregion-aachen.de FEIERN & TAGEN Keine Feier ohne Konzept Die Planung von Festen, Konferenzen und mehr steht während der Pandemie vor besonderen Herausforderungen. Eine Checkliste. Eine puristische Industriehalle? Lieber historisch, rustikal, modern oder doch eher das klassische Tagungshotel? Wir finden die passende Location für Ihre Veranstaltung! Als neutraler Partner und mit krea- tiven Ideen begleitet aachen convention Ihre MICE-Veranstaltung in Aachen professionell und auf höchstem Niveau. Wir rufen für Sie Hotelkontingente ab, buchen das passende Rahmenprogramm und leisten Hilfe bei der Komplettabwicklung Ihres Events in Aachen und Umgebung. Markt 45–47, 52062 Aachen · Telefon: 02 41/1 80 29-18 info@aachen-convention.de · www.aachen-convention.de GUTE PLANUNG: • Termin festlegen, idealerweise auch einen Plan B und Alternativ- termin bereithalten, da coronabedingte Verschiebungen möglich sein können. • Das zuvor bestimmte Budget mit den bereits eingegangenen Kosten- voranschlägen abgleichen und eventuell neue Angebote einholen. Anschließend auf eine Location festlegen und diese reservieren. • Gästeliste erstellen, Einladungen anfertigen und verschicken. Auf die Zugangsvorgaben der Coronaschutzverordnung hinweisen. • Thema und Rahmenprogramm überlegen (Unterhaltung, Aktivi- täten, Musik, Verpflegung). Eventuell Dienstleister anfragen und rechtzeitig besprechen, welches Equipment benötigt wird. • Helfer aus dem Freundes-/Kollegenkreis anfragen und ihnen Ver- antwortlichkeiten in der Planung sowie Durchführung zuweisen. PERFEKTE ORGANISATION: • Zu- und Absagen der Gäste überprüfen und tatsächliche Teilneh- merzahl erfassen. Diese gilt als Basis für alle weiteren Planungen. • Benötigte Dekorationsmaterialien zusammentragen (falls nicht ohnehin von der Location bereitgestellt). • Klären, ob das benötigte Equipment vor Ort zur Verfügung steht und ansonsten reservieren, um es budgetgerecht zu mieten. • Reservierungen und Buchungen für Dienstleister bestätigen. • Gegebenenfalls die An- und Abreise der Gäste organisieren und deren Unterkünfte rechtzeitig reservieren. • Ein geeignetes Sicherheits- und Hygienekonzept erstellen. • Bestuhlung und Tischordnung mit nötigen Abständen festlegen. • Finalen Ablaufplan mit zeitlichen Puffern erstellen und diesen mit dem Service-Koordinator besprechen. Einen Haken dran machen: Wer früh genug plant, vermeidet Hektik und Pannen. Foto: shutterstock.com/Pasuwan NETZWERK UND ERFAHRUNG AACHEN CONVENTION