34 | BAD AACHEN09/22 FEIERN & TAGEN Jetzt geht die Feier wieder los Wer feste feiern will oder eine Tagung, ein Meeting, einen Kongress ausrichten möchte, sollte ein paar Tipps beherzigen – und dann passende Partner suchen! ERSTE ÜBERLEGUNGEN: • Wer ist die Zielgruppe? Wie setzt sich die (Feier-) Gesellschaft zusammen? Daran sollte sich auch der gewählte Rahmen, möglicherweise auch das Motto der Veranstaltung orientieren. • Ungefähre Teilnehmer-/Gästezahl ermitteln. Das Fassungsvermögen der Location sollte unbedingt darauf abgestimmt sein. • Gesamtbudget festlegen und aufteilen. Überlegen, für welche Bereiche mehr und für welche weniger ausgegeben werden soll. • Auf die Suche nach Locations gehen, eventuell besichtigen und Angebote einholen. • Das Gleiche gilt für Restaurant oder Caterer, sofern die Lokalität keinen eigenen Cateringpartner hat und Gesamtarrangements anbietet. VORBEREITUNGSBEGINN: • Einen genauen Termin festlegen, aber idealerweise auch einen Plan B und ein Alternativdatum bereithalten. • Das zuvor bestimmte Budget mit den bereits eingegangenen Kostenvoranschlägen abgleichen und eventuell neue Angebote einholen. Anschließend eine Location festlegen und diese reservieren. • Eine Gästeliste erstellen, Einladungen entweder selbst kreieren oder anfertigen lassen und anschließend verschicken. • Thema und Rahmenprogramm überlegen (Unterhaltung, Aktivitäten, Musik, Verpflegung). Eventuell Dienstleister anfragen und rechtzeitig besprechen, welches Equipment benötigt wird. • Helfer aus dem Freundes-/Kollegenkreis anfragen und ihnen Verantwortlichkeiten in der Planung sowie Durchführung zuweisen. • Zeitplan für weitere Organisationsschritte festlegen. ORGANISATION IM DETAIL: • Zu- und Absagen der Gäste überprüfen und tatsächliche Teilnehmerzahl erfassen. Diese gilt als Basis für alle weiteren Planungen. • Benötigte Dekorationsmaterialien aussuchen und bereitstellen. • Klären, ob das technische Equipment vor Ort zur Verfügung steht und ansonsten reservieren, um es budgetgerecht zu mieten. • Reservierungen und Buchungen für Dienstleister bestätigen. • Gegebenenfalls die An- und Abreise der Gäste organisieren und deren Unterkünfte rechtzeitig reservieren. • Ein geeignetes Sicherheitskonzept auch im Hinblick auf etwaige Coronaschutzmaßnahmen erstellen. • Bestuhlung und Tischordnung festlegen. • Finalen Ablaufplan mit zeitlichen Puffern entwerfen und diesen mit dem Servicekoordinator besprechen. Haken dran machen: Wer früh genug plant, vermeidet Hektik und Pannen. Foto: shutterstock.com/Ralf Geithe
RkJQdWJsaXNoZXIy MTM5Mjg=